Часто задаваемые вопросы

Как забронировать стенд?

Компания, желающая принять участие в выставке, может направить Заявку в Дирекцию выставки по электронной почте info@mvkural.ru или сообщить по телефону +7 (343) 253-77-44. Кроме того, можно оформить он-лайн Заявку на сайте. Укажите в Заявке свои контактные координаты. В течение 1 рабочего дня с Вами свяжется сотрудник Дирекции интересующей Вас выставки и ответит на все Ваши вопросы.

До какого срока принимаются заявки?

Прием заявок на участие в выставке завершается за 1 месяц до начала мероприятия. Как правило, к этому времени свободных стендов остается мало, поэтому позаботьтесь о бронировании стенда заранее.

Как производится оплата?

На основании оформленного договора Дирекция выставки направит Вам счет для оплаты. Оплата производится в соответствии с условиями договора авансовыми платежами, срок которых указан в договоре (обычно это 20%, 50% и 30% от суммы договора). Не позднее, чем за месяц до начала выставки Договор должен быть оплачен полностью.

Когда и где можно получить оригиналы бухгалтерских документов?

Оригиналы всех бухгалтерских документов выдаются участникам на выставке (в офисе бухгалтера-экономиста). Вы также можете обменяться оригиналами Договора и до выставки – подъехав в офис Дирекции (Екатеринбург, пр.Ленина, 25, ТиДЦ Европа, оф.4.114). Однако, полный пакет «закрывающих документов» выдается только на выставке (т.е. после оказания услуги Экспоненту).

Что входит в регистрационный взнос и обязательно ли его оплачивать?

Регистрационный взнос является обязательным для каждой компании-участника.
Включает в себя: изготовление постоянных пропусков (бейджи) Участника (1 шт. на каждые 3 м2 площади), размещение информации об Участнике в официальном каталоге Выставки; предоставление Участнику 1 экз. каталога; организацию официальной церемонии открытия Выставки; организацию рекламной кампании для привлечения посетителей (в т.ч. изготовление и распространение пригласительных билетов, информационных материалов Выставки, рекламу в СМИ, интернете, наружную рекламу и т.п.); организацию зоны регистрации посетителей, зоны переговоров для участников; страхование Выставки и общую охрану её периметра.

Можно ли проводить рекламные мероприятия без оформления участия в выставке?

Нет, все рекламные мероприятия в дни проведения выставки могут проводить только участники выставки.

Если на стенде и в каталоге мы хотим заявить наше имиджевое название или название компании, прямым представителем которой мы являемся, а оплачивать будем мы сами, т.е. юридическое лицо с другим названием – на кого оформлять Договор, и можно ли так поступить?

Только если в продвижении услуг/продукции Вашей компании все эти названия действительно применяются в работе, Вы вправе так поступить. В этом случае Вы должны оформить Договор на компанию, которая будет производить платежи. А в Форме 4 (информация в каталог) и в планировке Вашего стенда (фризовая надпись) – Вы указываете ту компанию или бренд, продвижением которой занимаетесь на выставке.

Можно ли получить пригласительные билеты для рассылки партнерам и клиентам?

Печатные пригласительные билеты можно получить в офисе организаторов выставки.
Ссылку на оформление Электронного билета (для рассылки партнерам и клиентам) можно скопировать на сайте.

Что такое оборудованная и необорудованная выставочная площадь?

Стандартно оборудованная выставочная площадь, т.е. выставочный стенд, оснащен необходимым набором оборудования (стеновые панели, ковровое покрытие, светильники, стол, стулья, фризовая панель с надписью и т.п.), достаточного для участия в выставке с минимальными затратами (комплектация указана в приложении к договору «стандартные стенды»).

Необорудованную выставочную площадь («голый пол» в павильоне) заказывают компании, которые желают произвести самостоятельную или эксклюзивную застройку стенда, или небольшие компании, имеющие свои мобильные стенды. В стоимость необорудованной площади не включены ни стены, ни ковровое покрытие, ни мебель и т.п. В случае самостоятельной застройки необходимо пройти аккредитацию у генерального застройщика и заказать в дирекции подключение электроэнергии. В случае эксклюзивной застройки все необходимое оборудование заказывается у генерального застройщика выставки.

Как можно заказать дополнительное оборудование и когда это лучше сделать?

Заказать дополнительное оборудование можно, заполнив доп.формы к Договору, которые Вам при необходимости направит менеджер после получения заявки на участие. Делать заказ дополнительного оборудования лучше заранее, т.к. во время выставки его стоимость существенно выше (в связи с дополнительными транспортными и трудозатратами, по доставке оборудования на выставку).

Как осуществляется ввоз экспонатов на выставку?
Какие документы нужно иметь при себе?

Для ввоза экспонатов на территорию выставки, необходимо получить «Разрешение на ввоз» (специальный бланк с перечнем ввозимых экспонатов), подписать данный бланк в Дирекции выставки. Образец бланка будет направлен Вам менеджером выставки.

Как разгрузить оборудование, привезенное на выставку?
Где взять технически средства и грузчиков?

Если Вашей компании необходима специальная техника, услуги грузчиков или хранение тары, Вы можете воспользоваться услугами Генерального экспедитора выставок «BTG Exhibition Logistics». Для этого необходимо заполнить заявку, которую можно запросить в Дирекции выставок или скачать на сайте.

Нужна ли аккредитация стороннего застройщика в павильоне? К кому обращаться?

Аккредитацию стороннего застройщика обязана проходить любая организация, до начала монтажных работ – вне зависимости от того, профессиональный это застройщик или сама компания-участник выставки, конструирующая собственный стенд. Подробности, условия и сроки прохождения аккредитации можно согласовать в Дирекции или у генерального застройщика выставки.

Как осуществляется охрана экспонатов? Можно ли оставить ценные вещи
и оборудование на стенде в день заезда или дни работы выставки?

В дни монтажа охрана отвечает за безопасность экспозиции только в ночное время (с 20-00 до 9-00 часов). В дневное время охрана отвечает только за периметр экспозиции (т.е. не разрешает вынос экспонатов без соответствующего разрешения Дирекции выставки). В дневное время оставлять ценные вещи на стендах без присмотра не рекомендуется, т.к. ответственность за их хранение несет Экспонент (участник выставки).

В дни работы выставки охрана экспонатов осуществляется в вечернее и ночное время, в период с 18.00 до 9.00 часов. В рабочие часы (с 9.00 до 18.00) осуществляется лишь общая охрана правопорядка в павильоне, за сохранность личных вещей на стендах ответственность в это время несет Экспонент.

Когда открыт доступ в павильоны в дни работы выставки для участников?
Можно ли попасть на стенд до открытия или задержаться на стенде после закрытия павильона?

Доступ в павильон для участников выставки открыт ежедневно с 9.00 до 18.00. Допуск посетителей осуществляется с 10.00 до 18.00. Попасть в павильон до 9.00 и задержаться после 18.00 возможно только по дополнительному согласованию с Дирекцией выставки и службой охраны, с составлением всех необходимых документов.

Где во время выставки найти сотрудников Дирекции выставки?

Для Вашего удобства, а также для наиболее оперативного решения любых вопросов, возникающих в процессе участия в выставке, организаторы постоянно находятся в выставочном павильоне. Вы всегда можете найти представителя Организатора непосредственно в Дирекции выставки, которая работает ежедневно, включая день заезда, с 9.00 до 18.00.

Где и когда можно получить бэйджи для участников,
которые будут работать на стенде?

Выдача бейджей для участников производится в последний день монтажа непосредственно на выставке, в офисе Дирекции выставки.

Можем ли мы уехать с выставки утром в последний день работы выставки?

В последний день выставка работает до 16.00. Мы рекомендуем всем участникам оставаться на стендах до указанного времени, т.к. организаторы и участники выставки уважают каждого посетителя, пришедшего на выставку, даже в последний день работы выставки. Кроме того, раньше 16.00 грузовые ворота открываться не будут, погрузочно-разгрузочные работы запрещены и транспортировка экспонатов невозможна.

Как получить разрешение на вывоз экспонатов после официального закрытия выставки?

Для того чтобы беспрепятственно вынести свои экспонаты с территории выставочного павильона, необходимо заполнить специальный бланк «Разрешения на вывоз», где указать список всех вывозимых предметов и подписать данный бланк в Дирекции выставки. При наличии разрешения, проблем с вывозом экспонатов не возникнет. Разрешение на вывоз экспонатов участники оформляют в оперативном порядке сразу после закрытия выставки.

В какой гостинице лучше разместиться на время выставки?

Вы можете выбрать любую гостиницу города Екатеринбурга. Однако, обычно Дирекция выставки для вашего удобства также предлагает несколько отелей, от которых будет организован бесплатный трансфер для участников выставки (утром «отель-выставка», вечером «выставка-отель»). В этом случае, вам следует забронировать отель, воспользовавшись формой, предложенной Дирекцией выставки. Однако, выбор всегда остается за Вами.

Сколько стоит билет на выставку? Как его приобрести?

Стоимость билета устанавливается на каждую выставку отдельно. Вход на выставки-ярмарки может быть и бесплатным.

Билет на выставку можно приобрести непосредственно на выставке (в кассе), или оформить бесплатный электронный билет на сайте www.smartexpoural.com или получить бумажный пригласительный билет от компании-участницы выставки.

Посетителю обязательно проходить регистрацию на входе на выставку?

Регистрация необходима для всех посетителей выставки, она позволяет участникам выставки и организаторам оценить «профессиональный портрет посетителя выставки», что очень важно для компаний-участниц – при подготовке экспонатов на конкретную выставку. Личные данные посетителя, указанные в анкете, не передаются третьим лицам, а могут быть использованы только для информирования посетителя непосредственно о данной выставке следующего года.

Пройти регистрацию (процедура занимает не более 3-х минут) можно на выставке, заполнив предлагаемую анкету, или заранее пройти регистрацию, оформив электронный билет на сайте организатора выставки.

Где отметить командировочный лист?

Командировочный лист можно отметить в офисе Дирекции выставки.

Если Вы не нашли ответа на интересующий Вас вопрос, мы будем рады Вам помочь:
Тел./Факс: +7 (343) 253-77-44, 253-77-41, 253-77-51, 253-77-61
E-mail: info@mvkural.ru